Alfresco first DoD 5015.02 compliant open source ECM product

CMS Wire reports Alfresco managed to become the first open source DoD 5015.02 approved records management solution:

Rather recently we learned that Alfresco has now become the first open source product to demonstrate compliance with the DoD 5015.02 STD spec.

Alfresco was aiming to win the DoD stamp of approval by September. The date apparently slipped a bit, as these things tend to. But back slapping time has arrived and sales force can stop chomping at the bit. Additionally, a more formal announcement is, we are assuming, just around the bend.

Alfresco’s chances for compliance were enhanced by an update in August that delivered a new records management functionality, included reporting tools and query capabilities.

Marktoverzicht records management

Op 20 mei publiceerde Gartner een overzicht van de markt voor records management. In de MarketScope for Records Management worden 11 spelers in deze markt beoordeeld. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar het product, maar ook naar visie en continuïteit van de leverancier.

Op een schaal van “Strong negative” tot “Strong positive” scoren gebruikelijke spelers als EMC, IBM en Open Text goed. Eigenlijk wordt alleen TOWER Software slecht beoordeeld: De belangrijkste reden daarvoor is de mogelijke onzekerheid over de toekomst van hun product TRIM Context door de overname van TOWER door HP……

Dergelijke rapporten zijn interessante overzichten die inzicht geven in marktontwikkelingen en daarom zeker de moeite waard zijn om door te lezen, maar wel op waarde geschat moeten worden.

Omdat ze trots zijn op hun “strong positive” beoordeling is Open Text zo goed om het rapport gratis beschikbaar te stellen op hun website (wel registreren).

HP koopt Tower Software

Gisteren heeft HP aangekondigd het Australische Tower Software, een leverancier van enterprise content management software, over te willen nemen. In het verleden werden onder andere Open Text en Interwoven genoemd als kandidaten voor een overname door HP.

Geen hele gekke move denk ik: Tower heeft met name een sterke focus op records management en dat lijkt goed te passen op de bestaande propositie van HP.

Lees verder de analyse van Alan Pelz-Sharpe op CMS Watch.

Ministerie trekt stekker uit ECM-project

In november blijkt het Ministerie van VROM het project VIDI te hebben gestaakt. VIDI (VROM Informatievoorziening Digitaal) moest de documenthuishouding en het archief digitaliseren in een systeem: Filenet. De Automatiserings Gids over de achtergrond van het stoppen van het project:

Drie weken geleden besloot de ambtelijke top het project echter te staken omdat bleek dat de software onmogelijk aan te sluiten was op alle computersystemen. Er bleek onvoldoende garantie dat dit zou verbeteren dus is de stekker uit het project getrokken.

Met het mislukken van het VIDI-project gaat 4 jaar werk en ca. EUR 16,6 miljoen verloren.

Bij meerdere ministeries (BZK, Buitenlandse Zaken, Defensie, OCW, VWS en VROM) is men sinds 2004 bezig met de met digitalisering van het archief. De keuze voor de software van Filenet (nu IBM) is indertijd gemaakt binnen het interdepartementale samenwerkingsverband InterLAB. In een gezamenlijke aanbestedingsprocedure werden licenties voor ca. 70.000 gebruikers verworven. Tot op heden heeft geen enkel departement de software daadwerkelijk in productie genomen.

Decos-integratie voor SharePoint beschikbaar

Decos Software is met hun software Decos Document een belangrijke lokale speler op de Nederlandse overheidsmarkt voor document management systemen. Het heeft m.i. eigenlijk nog lang geduurd, maar Decos heeft als eerste local hero een integratie voor SharePoint beschikbaar (via DocumentWereld).

Vooralsnog is het alleen mogelijk om documenten vanuit de SharePoint-omgeving op te slaan in de archiefomgeving van Decos Document. Deze integratie vormt de eerste stap in de gefaseerde ontwikkeling van een verregaande integratie met SharePoint 2007, aldus Decos. De volledige integratie zal naar verwachting medio 2008 afgerond zijn:

De volgende stap in de integratie betreft het ontsluiten van data uit Decos Document naar SharePoint. Dit betekent dat onder andere dossiers, documenten, adressen en rapportages via SharePoint kunnen worden aangeboden. In de fase hierna worden acties in Decos en SharePoint gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat een actie in Decos Document, zoals het aanmaken van een project, automatisch leidt tot een actie in SharePoint.

Autonomy-integratie & DoD-certificering SharePoint … en een blogpauze

Er veel ECM- en enterprise search-nieuws te melden van de afgelopen weken, maar met name van het Microsoft Office SharePoint Server 2007 vlak.

Zo kondigde Autonomy op 7 juni aan (bedankt Mart) dat ze een integratie hebben ontwikkeld voor SharePoint 2007, een ontwikkeling die m.i. niet kon uitblijven. Het lijkt me een integratie met veel potentie. De prijskaart die er aan lijkt te hangen is van die orde, dat het uitrollen van deze integratie niet voor iedereen is weg gelegd….. Nog afgezien van de geboden functionaliteit moet het dus ook niet worden gezien als een oplossing die concurreert met bijvoorbeeld Ontolica van Mondosoft.

Verder is het Microsoft gelukt om de door hen zo gehoopte DoD-certificering (op het gebied van document en records management) voor SharePoint binnen te slepen. Met deze certificering wordt de veelzijdigheid van het SharePoint-platform (mede) bevestigd. In Nederland hechten met name overheidsorganisaties zeer aan een dergelijke certificering en dit zal in die markt dus best wel wat te weeg gaan brengen.

Verder: Tot november 2007 zal ik niet meer posten (AANVULLING: op het gebied van ECM en enterprise search): sinds 1 mei ben ik er een half jaar tussen uit en ben ik met mijn vriendin aan het zeilen in de Middellandse Zee. Even geen ECM of search…. Tot in november!

Drivers voor records management

Op het AIIM Knowledge Center Blog schrijft Atle Skjekkeland over de vier belangrijkste business drivers voor records management. Een bruikbaar lijstje:

• Compliance, de belangrijkste. Veel verschillende type organisaties moeten voldoen aan allerlei regelgeving op het gebied van bewaren en vernietigen van gegevens óf kunnen aantonen dat ze op de juiste manier gehandeld hebben;
• Effectiviteit, dingen ‘beter’ doen. Records management kan daar onder andere aan bijdragen door het niet kwijt raken van records, het delen van informatie, het snel en makkelijk vinden van informatie en het verkrijgen van de volledige beeld;
• Efficiency, het besparen van kosten. Records management draagt daaraan bij door het beter toegankelijk maken van records of bijvoorbeeld het besparen van ruimte. en daarmee besparen;
• Continuïteit, in staat zijn om na onverwachte situaties zoals rampen de toegang tot records te herstellen.

DoD-certificering SharePoint: Tipje van de sluier

In mei 2007 zal SharePoint getoetst voor het verkrijgen van een DoD-certificering. Speciaal daarvoor heeft Microsoft een zgn. add-on pack ontwikkeld, waarmee een aantal functies worden toegevoegd aan de reeds bestaande records management functies van SharePoint.

Russ Stalter heeft meegewerkt aan het ontwikkelen van dat add-on pack. Op zijn blog kun je z’n whitepaper downloaden waarin hij een tipje van de sluier oplicht.

Ready for records management in MOSS?

Russel Stalters has written an interesting article on records management in Microsoft Office SharePoint Server. It’s a plan and roadmap for using recrods management capabilities in SharePoint 2007:

MOSS 2007 boasts a dizzying array of new capabilities and features, however, none as relevant to today’s environment as its records management capabilities. But where do you start, and what are the key steps that must be taken to best leverage these new capabilities? Knowing where or how to start can be a confusing and tricky endeavor, mostly due to the fact that MOSS 2007 is so brand new. However, being knowledgeable about its key new records management features, provided by the “Records Center,” and designing an implementation plan will effectively prepare you to take advantage of the MOSS 2007 Records Center and stay on top of your records management agenda.

Why search, records management and content analytics are hot

In Information Scarcity to Information Overload, Burton Group analyst Guy Creese explains why he sees the focus in enterprise content management shifting from ending information scarcity to dealing with information overload. He argues that this is the reason why technologies of search, records management and analytics are now hot.

Guy shares some really interesting insight and I strongly recommend you read his article. I particularly liked the part where he emphasizes the importance of content analytics:

Most companies have done well understanding how customers, partners and employees consume published content. By enlisting a mix of technologies, such as clickstream analysis, search analytics, A/B and multivariate testing, and blog analytics, corporations have gotten a feel for what content users read and what they ignore. Unfortunately, they have only a rudimentary understanding of the creation side of the equation: how much it costs to write a manual or the latest set of Web pages. Therefore, companies need to start mapping content creation costs against content consumption benefits so they can finally get a handle on the value of their content. Without the necessary feedback loop, businesses may be spending money to generate content that isn’t useful or relevant. After all, manufacturing companies do not spend time and money to build products that customers will not buy – or if they do, they quickly stop after seeing the dismal sales figures. Companies need to control the supply and demand process for content in the same way.

From DM Review: The Content Analytics Equation.